Karijerni put u HR-u za Renatu Matotek-Ivusić nije bio klasičan, ali upravo zato je toliko zanimljiv. Sa diplomom iz turizma i hotelijerstva, prve profesionalne korake napravila je u operativi i menadžmentu, da bi joj prilika u hotelu Crown Plaza otvorila vrata ka svetu ljudskih resursa. Danas, kao Multi-country HR Manager u kompaniji Transcom, zadužena za Srbiju, Bosnu i Hercegovinu i Makedoniju, Renata upravlja timovima u brzoj, dinamičnoj i multikulturalnoj industriji, istovremeno balansirajući između automatizacije procesa i personalizovanog pristupa zaposlenima.
Sigurni smo da je na početku karijere bilo mnoštvo izazova. Koji je to trenutak bio presudan kada si shvatila da ćeš ostati u HR-u?
Kod mene je put bio nepredvidiv. 😊 Moje formalno obrazovanje nema veze sa HR-om. Završila sam PMF u Novom Sadu, smer Turizam i hotelijerstvo i prva zaposlenja su mi bila u operativi, u prodaji, kao Menadžer tržnog centra, Operativni menadžer hotela. Kada je firma u kojoj sam radila dobila franšizu i potpisala Menadžerski Ugovor sa IHG grupom, dobila sam ponudu da budem HR menadžer u hotelu Crowne Plaza u Beogradu. Malo je reći da sam bila iznenađena, ali tada sam od svog direktora dobila fidbek i predlog koji mi je promenio životni pravac.
U hotelu u kojem sam radila, imala sam vrlo teške zadatke: kupljen je stari objekat -poznati beogradski hotel, a ja sam bila ta koja je trebalo da unapredi poslovanje, evaluira ljude i pridruži novi brend vec postojećem. To je podrazumevalo ne tako prijatne situacije sa ljudima koji su bili duplo stariji od mene. Ja sam to uspevala, a fidbek ljudi je uvek bio pozitivan, iako situacije nisu bile uvek pozitivne po njih. Upravo to je moj nadređeni tada podelio sa mnom:
Ljudi misle da si pravedna, da imaš meru, da znaš da se prilagodiš svakoj situaciji i da nijednu situaciju ne napraviš neprijatnom.
Kako je to bio manji hotel, preko mene je prolazila sva radno-pravna dokumentacija i ja sam nesvesno mnogo učila o radnom pravu, zakonu, procedurama i etici.
Tada mi je rekao:
Ti si sve vreme radila HR.
To je bilo otkrovljenje za mene.
Rekao mi je u hotelu Crowne Plaza: „Imaćeš iznad sebe HR direktorku koja zna sve o HR-u, ali nema iskustva u hotelijerstvu, vi ćete biti par. Ona će uvesti tebe u svet HR-a, a ti nju u svet hotelijerstva“. Dodatno, tu su bili treninzi i koučing koje smo dobili direktno od Intercontinental Hotel Grupe, know-how, ali i poslovna putovanja u druge hotele da vidimo kako HR funkcioniše u jednom tako velikom lancu. Krenule smo od nule, zaposlile ljude, napravile sve procedure, završile Train the trainer programe i radile budžet. To je bila moja ulaznica u HR svet i definitvno nešto što me je odredilo za ceo život, promenilo pravac moje karijere i životni tok. Još uvek uživam u onome što radim, jer u HR-u ne postoje dva ista dana, ni dva ista čoveka; sve je uvek novo i potpuno drugačije.
Kako ti vidiš HR funkciju danas? Koji set veština jedan HR profesionalac bi trebalo da poseduje?
Pre svega agilnost - prilagodljivost, zatim neutralnost, komunikativnost i strpljenje.
Šta se promenilo u prethodnih 5 godina u HR-u?
Nove generacije su nas mnogo naučile. Prilagodili smo se njihovom senzibilitetu, neformalnom načinu. Očigledna hijerarhija u odnosima je nestala, a zatim nam je automatizacija svih repetitivnih procesa pružila mnogo više prostora za kontakt sa ljudima i presonalizovani pristup.
Svedoci smo velikih promena u svetu u kojem AI i automatizacija sve češće idu zajedno sa biznisom. Kako ste tvoja kompanija i ti uključili AI ili automatizaciju u svoje procese i ukoliko još uvek niste, da li planirate i na koji način?
Transcom je već više od godinu dana u automatizaciji i inicijativa je krenula sa globalnog nivoa. Ovo je bilo sjajno, pošto smo već imali strategiju i sistem implementacije, ali ono što je još bolje kod Transcom-a jeste to što je veoma usmeren na prilagođavanje konkretnim državama - jako im je važna lokalna kultura i zakonodavstvo. Za sada smo uspeli da automatizujemo sve repetitivne procese (kojih je u HR-u bilo mnogo). Pod tim mislim najpre na administraciju što je dalo više vremena HR-u da se približi ljudima. Uvedeni su sistemi za evalucaiju performansa, koji opet značajno smanjuju vreme koje smo trošili na administrativni deo i sada možemo više da se posvetimo nauci davanja kvalitetnog fidbeka, motivisanja zaposlenih i slično.
Do sada smo automatizovali sve vrste potvrda, godišnje odmore, sve vrste promena u sistemu, ugovore, anekse... Sledeća faza automatizacije je uključivala bonus sistem koji je u odnosu na broj zaposlenih bio zaista veoma potreban. Sledeći korak je pravljenje Annual performance review-a. Za naredni period je planiran Succesion planning iniciran sa globalnog nivoa, za sve nivoe pozicija.
Takođe, firma je koncipirana tako da postoje Share centri koji za nas izrađuju dokumentaciju, po instrukcijama koje im mi dajemo. Sve ovo je znatno skratilo naše vreme provedeno u administraciji.
Ono što sigurno interesuje mnogo profesionalaca iz HR sveta – da li je ova automatizacija HR procesa dovela do smanjivanja HR tima?
Kod nas ne. Ideja iza automatizacije kod nas je bila da automatizujemo administrativne procese kako bismo imali više vremena za važne stvari. Repetitivni zadaci, koje radimo sa pola mozga, ali uzimaju puno vremena – idealni su za automatizaciju. Sada možemo da se bavimo HR-om, a nismo kadrovsko odeljenje.
Kao multinacionalna kompanija, koliko se HR prakse razlikuju, a koliko liče u različitim državama? Kakvo je tvoje iskustvo kada pričamo o implementaciji procesa u različitim državama, a kakve su specifičnosti za Srbiju?
Kako, pored Srbije, vodim HR i u Bosni i Hercegovini i Makedoniji, jako je bitna lokalna kultura. Lokalni HR tu igra veoma važnu ulogu. On prilagođava način komunikacije i ume da oseti potrebe. U mom slučaju, sve je slično, ali se dosta razlikuje komunikacija, reakcija i uopšte interesovanje ljudi. Prilagođavanje lokalnoj kulturi je jedan o najbitnijih faktora za uspešno sprovođenje HR startegija i njihovo spuštanje sa globalnog na lokalni nivo. Implementacija procesa je svuda slična, ali je bitan način na koji to prezentujemo i prilagođavamo ljudima. Kao država, Srbija je veoma interesantna za Transcom zato što ima veliki broj susednih zemalja, što nam onda donosi i veliki broj izvornih govornika jezika. Osim toga, imamo odlične katedre koje se tiču jezika, ali i dosta povratnika koji se vraćaju u Srbiju sa odličnim znanjem drugih jezika. Na kraju, imamo dosta i stranaca koji dolaze iz različitih razloga.
Kako je vaša kompanija specifična u odnosu na ostale? Šta HR radi drugačije?
BPO industrija je veoma brza, puna promena pravaca i strategija. Prvi ulazimo u promene, eksperimentišemo i prilagođavamo se. U Srbiji imamo oko 1000 zaposlenih, među njima i mogo stranaca. Način rada je hibridni, zaposleni nam rade iz cele zemlje. Brzina i prilagodljivost su bitni. Mi se šalimo i kažemo da u Transcomu u HR-u ne moze da radi neko ko voli mir i da odrađuje jedan posao dnevno. Kod nas je vrlo aktivno i zabavno.
Šta bi o vašoj kompaniji kandidati trebali da znaju ako apliciraju? Na koji način privlačite ljude?
Vrlo smo agilni. U zavisnosti od potreba projekata, zaposleni rade i od kuće i iz kancelarije; mogu da rade i part time, mogu da biraju rasporede. Sve je dogovor. Slušamo ih, izlazimo u susret raznim benefitima po njihovoj meri. Jedan od takvih je program da samohrani roditelji sa malom decom mogu da biraju smene ili rade samo prepodne.
Spomenula si sada još jednu vrlo važnu temu – fleksibilnost, konkretno rad od kuće. Ova tema se u poslednje vreme vratila kao aktuelna od kada sve češće čujemo kako se kompanije vraćaju na rad iz kancelarije. Kakva je politika Transcom-a kada je ovo u pitanju?
Kao kompanija koja je okrenuta ka klijentima, Transcom je potpuno fleksibilan u odnosu na klijentove potrebe i konkretan projekat. Mi trenutno imamo 11 projekata i svaki je različit: od modne industrije, online banking-a pa do bele tehnike. Imamo brendove koji ovaj modalitet rada potpuno podržavaju i gde postoji potpuna fleksibilnost. Sa druge strane, postoje projekti koji više vole da im većina tima radi iz kancelarije, a kasnije, kada steknu poverenje, ovo se može menjati. Kao kompanija, podržavamo fleksibilnost, s obzirom na to da je naš posao merljiv. Veoma se jasno vidi učinak i vrlo je lako ispratiti ono što je urađeno – bez obzira na to gde se zaposleni nalazi.
Ono što je važno jeste da za rad od kuće takođe obezbeđujemo kućišta koja su lakše prenosna, ali imamo i work at home allowance – naknadu za wifi i naknadu za struju koju plaćamo na platu, srazmerno radu od kuće.
Da li je bilo izazova između timova kada je tema rada od kuće u pitanju?Ukoliko neki imaju mogućnost rada od kuće, a neki ne.
Nismo imali tih izazova, pošto je svaki tim kod nas „država“ za sebe. Svaki tim ima svog menadžera, svoj budžet, ali i svoje polje delovanja. Naravno, ljudi se poznaju, ali su svesni da su sami projekti drugačiji.
A kako radite na zadržavanju talenata?
Pre svega - kulturom. Trudimo se da radno vreme provodimo lepo, prijatno, zabavno, bez nepotrebnih tenzija. Tu smo za zaposlene, za sve što treba i isti je tretman sa svima. Jedan klik smo od njih, komuniciramo preko četa, mejla, telefona - svi su tu za sve. Transparentni smo, greške su kod nas okej, jer učimo kroz njih. Employee experience nam je veoma važan, imamo EE čarobnjake koji slušaju zaposlene, organizuju razne događaje, zelene aktivnosti, radionice, žurke, tim bildinge... Na kraju, ali izuzetno važno - prioritet su nam interne promocije, pa tek onda eksterna zapošljavanja. Ljudi ponekad odu od nas, istraže duge kompanije, ali smo najponosniji sto nam se veliki broj njih vratio.
Da li i ukoliko da, u kojoj meri imate izazov kada je u pitanju spajanje generacija u kompaniji? Na koji način ovo rešavate?
Kod nas je diverzitet veliki u svakom pogledu. Imamo ljude od 18 godina starosti do preko 60: različitog obrazovnog nivoa, iz razlicitih područja, religijskih grupa, nacionalnosti, orijentacije, ali izazova te prirode nikada nije bilo. Kako je industrija u kojoj radimo brza i dinamična, svi koji ovo rade, moraju da budu otvoreni i mladi duhom 😊
Zašto HR ne spava?
Preteško je reći da ne spava 😊 ali mi smo ti koji rešavamo sve vrste izazova, koji se trudimo da predvidimo poteškoću, budemo jedan korak ispred, smišljamo nova rešenja. Mi smo ti koji signaliziraju potencijalni problem i ti koji su tu za ljude. Glavni zadatak nam je prvenstveno da izgradimo poverenje kod ljudi, a neutralnost nam je drugo ime. Spremni smo na sve!😊
